Stawki VAT

Jednym z najistotniejszych obowiązków pracodawcy, powstającym z artykułu 94 pkt 9a Kodeksu Pracy, jest prowadzenie dokumentów, powiązanej z zatrudnieniem oraz kartoteką osobową zatrudnionych. Znaczy to, iż każdy pracodawca, niezależnie od specyfikacji prawnej utrzymywanej działalności gospodarczej oraz liczby przyjętych do pracy osób, zakłada oraz nadzoruje, odrębnie dla każdego zatrudnionego, kartoteki osobowe.

Szczegółowe reguły prowadzenia dokumentacji pracowniczej określone zostały w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie obszaru prowadzenia akt w sytuacjach związanych ze stosunkiem pracy oraz metodami prowadzenia akt osobowych zatrudnionego (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.).

Zatrudniający tworzy i nadzoruje odmiennie dla każdego pracownika dokumenty osobowe, złożone z trzech części:
• A – kartoteki stworzone w związku ze staraniem się o zatrudnienie
• B – zawiera akta dotyczące powstania stosunku pracy i historii zatrudnienia
• C – obejmuje akta związane z ustaniem zatrudnienia danej osoby

Część A - dokumenty składowane w związku ze staraniem się o zatrudnienie, jest to tzw. katalog danych osobowych.

Akta, których zatrudniający może żądać od kandydata, są uszczegółowione w Rozporządzeniu z dnia 28 V 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia kartoteki w kwestiach związanych z zatrudnieniem i metody prowadzenia kartoteki osobowej pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.), a są to:

• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, konieczne do świadczenia konkretnej pracy,
• zaświadczenie medyczne stwierdzające brak przeciwwskazań do świadczenia pracy na konkretnym miejscu pracy,
• wypełniony formularz osobowy dla kandydata ubiegającego się o zatrudnienie,
• akty pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające etapy zatrudnienia,
• inne dokumenty jeżeli obowiązek ich przedłożenia wypływa z odmiennych przepisów.

Osoba ubiegająca się o pracę może ponadto przedłożyć z własnej inicjatywy pozostałe dokumenty, takie jak świadectwa oraz certyfikaty poświadczające jej kompetencje oraz umiejętności biznesowe, zaświadczenia z różnych jednostek administracyjnych, książeczkę wojskową itp.

Trzeba nie zapominać, iż zatrudniający przetrzymuje w dokumentach osobowych zatrudnionego wyłącznie duplikaty lub odpisy składanych aktów. Pierwowzorów należy żądać jedynie do wglądu lub w zamyśle przygotowania kopii lub odpisu.

Część B – akty dotyczące stworzenia stosunku pracy.

Po ustaniu trybu przyjęć, pracodawca ma możliwość chcieć, od osoby już przyjętej, podania, oprócz informacji, które zdobył w trakcie starania się o zatrudnienie, również dodatkowych informacji. Fundamentem jest artykuł 221 § 2 KP. Fundamentalnym dokumentem, jaki przygotowuje pracodawca, kiedy podejmie decyzję o zatrudnieniu pracownika jest umowa o pracę. Jeżeli ponadto opisał zatrudnionemu zakres jego czynności, to należy go również przetrzymywać w tej części akt osobowych. W tym miejscu muszą się też pojawić:

• deklaracja zatrudnionego – rodzica o zamiarze albo braku konieczności wykorzystywania praw macierzyńskich czy ojcowskich, prawach zatrudnionego , pod którego troską znajduje się dziecko do lat czterech, prawach zatrudnionego opiekującego się dzieckiem do lat 14,
• PIT-2,
• pisemne potwierdzenie zaznajomienia się zatrudnionego z informacją pracowniczą, treścią przepisów i zasad BHP, zakresem informacji objętych tajemnicą służbową, istotą regulaminu pracy,
• ankietę osobową dla zatrudnionego,
• umowa o zakazie konkurencji, jeśli została wzięta pod uwagę,
• oświadczenie lekarskie powiązane z kontrolą okresową i weryfikacyjnymi,
• potwierdzenie zatrudnionego z wnioskiem o przekazywanie wypłaty na konto bankowe,
• zaświadczenie o ukończeniu wymaganego kursu BHP,
• oświadczenie dotyczące równego odnoszenia się do siebie,
• deklarację dotyczące podwyższonych kwot uzyskania wpływów,
• akty powiązane oddaniem mienia zatrudnionemu, podwyższaniem kwalifikacji pracowniczych, gratyfikacjami-karami porządkowymi, obniżonym wymiarem czasu pracy albo jednostkowym rozkładem czasu pracy.

Powinny tu również odnaleźć się pisma dotyczące udzielenia zatrudnionemu urlopu wychowawczego albo bezpłatnego.

Tak jak w poprzedzającej części danych osobowych – tutaj również – zebrane dokumenty muszą być usystematyzowane uszeregowane i ponumerowane.

Część C – akty powiązane z zakończeniem obowiązku pracy, tj.:

• deklarację o wymówieniu lub unieważnieniu umowy o pracę za porozumieniem stron,
• duplikat wystawionego świadectwa pracy,
• druk wyrejestrowania z ubezpieczeń ZWUA.

Stawki VAT

Menu